Wie die FU Berlin mit Siteimprove ihre Website verbessert

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By Siteimprove
Sep 05 2016 — Content-Management, Web Analytics, Bildung

Universitäten im Wandel der digitalen Zeit

Wie die Freie Universität Berlin mit Siteimprove ihre Websites verbessert

Die Freie Universität Berlin (kurz FU) ist mit etwa 30.000 Studierenden, rund 350 Professorinnen und Professoren und mehr als 4.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der größten Universitäten des Landes. Zweimal hintereinander als Exzellenzuniversität ausgezeichnet befindet sich die 1948 gegründete Hochschule aber zugleich im Wettbewerb mit anderen Universitäten im In- und Ausland.

An einem der forschungsstärksten Standorte Deutschlands einerseits und in der beliebtesten Hochschulstadt für ausländische Studierende andererseits konkurriert man um die besten Talente, erst recht im Kontext einer fortschreitenden Digitalisierung der Hochschullandschaft.

Schulabgänger, Austauschstudenten, aber auch Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler...sie alle informieren sich zunehmend via Website und Soziale Medien über ihren künftigen Studien- oder Forschungsort. Die Website tritt immer mehr in den Mittelpunkt und ist mittlerweile mehr als nur erste Informationsquelle und Rechercheort für Online-Vorlesungsverzeichnisse oder Prüfungstermine.

Dennoch gelten Websites von öffentlichen Institutionen als besonders träge und schwer zu modernisieren. Komplexe Strukturen sind hier oft das Problem. Diese finden sich auch bei der

FU Berlin: ca. 20.000 Webseiten wollen gepflegt werden, für zwölf Fachbereiche (inklusive der Charité – Universitätsmedizin Berlin), derzeit 197 Studiengänge und das zum größten Teil zweisprachig.

 

 „Universitäten bewegen sich generell in einer komplexen institutionellen Umwelt, das heißt, sie kommunizieren mit einer Vielzahl interner sowie externer Anspruchsgruppen“, erklärt Stephan Töpper, Leiter der Zentralen Online-Redaktion der Freien Universität.

Mit ihm gemeinsam arbeiten ca. 500 Redakteure in unterschiedlichen Abteilungen an den zentralen Websites der Hochschule daran, diese zu konzipieren, zu optimieren und die Qualität der Seiten zu sichern. Allein unter dem Dach der Hauptdomain sind das in diesem Fall mehr als 100 Websites, die im Auge behalten werden müssen. Klar, dass das nicht immer ganz einfach ist und Probleme mit sich bringt.

Die Hauptziele für die Redaktion sind dabei laut Töpper klar definiert: „

Die Domain www.fu-berlin.de ist für eine Vielzahl von Zielgruppen der Universität die erste Informationsquelle: unter anderem für Studierende, Studieninteressierte, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Medien, Akteure aus der Wissenschaftspolitik und nicht zuletzt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Unser Anspruch ist es, dass möglichst jede/r auf den ersten Blick die für sie/ihn relevanten Informationen findet und mit Interesse weiterliest“. Doch schon die Frage nach dem was relevant ist, wie man in der Optimierung priorisiert, ist aufgrund der hohen Interessen- und Identitätsvielfalt sowie der vielen wissenschaftlichen Einrichtungen außerhalb der Struktur von Fachbereichen nicht leicht zu beantworten. Hinzu kommen technische, organisatorische und institutionelle Regelungen für Redakteure und das Website-Management, wie etwa ein verbindliches Corporate Design, ein zentrales CMS- und BLOG/Wiki-System und Regeln bei der Domain-Vergabe: „Die Hauptwebsite wird von uns (Anm. Red. Zentrale Online-Redaktion) zentral gemanagt. Für Teilauftritte sind Bereiche selbst verantwortlich, wir beraten und unterstützen allerdings in redaktionellen Fragen. Das betrifft mehr als 20.000 Seiten und rund 150.000 Web-Dokumente, Formulare und PDF-Dateien. Neben deutsch und englischsprachigen Inhalten, haben wir teilweise spanische, portugiesische oder russische Seiten. Selbst für 500 Redakteurinnen und Redakteure ist dies ungemein viel Arbeit“, erklärt Töpper.

Man muss kein Prophet sein, um festzustellen, dass diese Rahmenzahlen in Zeiten einer digitalisierten Weltweiter ansteigen werden. Wenn man, wie die FU Berlin, Qualität nicht nur sicherstellen, sondern auch verbessern will, wird neben einer verbesserten Koordination und internen Kommunikation auch der Einsatz von Software-Tools zur Arbeitserleichterung zunehmen.

Über 60 Prozent Verbesserung bei defekten Links in nur acht Monaten

Die Freie Universität Berlin hat sich, um diesen Herausforderungen Herr zu werden, bewusst für die Nutzung der Website-Management-Lösung von Siteimprove entschieden: „Wichtig war, dass es eine webbasierte, einfach zu integrierende Anwendung ist, dass das Tool komfortabel und simpel zu bedienen ist, und dass es für eine öffentliche Einrichtung bezahlbar ist.“

Fand in der Vergangenheit die Qualitätskontrolle wenig systematisch statt (Link- und Rechtschreibfehler wurden zum Beispiel nach zufälligem Entdecken oder Hinweisen von Nutzern manuell behoben), änderte sich dies grundlegend.

Aktuell nutzen fünf Redakteure die Siteimprove Lösungen, finden, priorisieren und beheben Rechtschreibfehler und defekte Links und arbeiten strategisch an der Verbesserung der Website-Qualität. Neben textlicher Optimierung nutzt die FU Berlin vor allem auch das Policy-Tool zur Erstellung und Kontrolle von verbindlichen Formulierungen/Regeln insbesondere nach der Umbenennung von Abteilungen oder Projekten.

„Besonders hilfreich ist es überdies, für eine Website, die viele unterschiedliche Teilbereiche umfasst, spezifische Berichte zu erstellen und diese auch einem größeren Kreis von Redakteuren zur Verfügung zu stellen, sowie die Organisation der Seiten in Gruppen zur Simplifizierung der Redakteurs-Arbeiten“, berichtet Stephan Töpper.

Für Die FU Berlin hat sich die Integration von

Siteimprove bereits ausgezahlt. Der Erfolg ist messbar und für Budgetverantwortliche nachvollziehbar. Die Anzahl der defekten Links ging seit Beginn der Nutzung Anfang 2016 um über 60 Prozent zurück. Auch die Anzahl an potentiellen Rechtschreibfehlern sank deutlich und führte dazu, höhere Qualitätsstandards der Websites zu erreichen.

„Einheit in der Vielfalt der Website-Angebote“, so beschreibt Stephan Töpper einen der Leitgedanken für die Freie Universität Berlin. Um so ein hohes Ziel zu erreichen, muss als Basis die Website-Qualität gesichert und darüber hinaus kontinuierlich verbessert werden. Mit Siteimprove ist dieser Weg ein gutes Stück einfacher zu bewältigen.

 

 

 

 

 

 

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